Flytta till NONOX
Läs in register
Läs in kunder, leverantörer, artiklar, obetalda fakturor och underlag från ett annat program med en fil, i två steg där du ser en rapport innan något sparas.
Under Bokföring → Läs in register läser du in kunder, leverantörer, artiklar, obetalda fakturor och underlag från ett annat program. Det fungerar med en fil från vilket program som helst, för du kopplar själv filens kolumner till fälten i NONOX. Du får alltid en rapport innan något sparas, och det går att köra samma fil igen utan att något hamnar dubbelt.
Läs först in bokföringen som SIE-fil; se Från ett annat program. Registren och fakturorna hör ihop med den.
Så här gör du
- Kontrollera att du arbetar i rätt företag; namnet står högst upp i menyn.
- Gå till Bokföring → Läs in register.
- Under Ladda upp en fil väljer du vad filen innehåller under Vad innehåller filen?: Kunder, Leverantörer, Artiklar, Obetalda kundfakturor, Obetalda leverantörsfakturor eller Underlag (ZIP).
- Väljer du ett program under Förval för kolumnerna fylls kopplingen i åt dig. Annars väljer du Egen fil eller NONOX-mall. Under Ladda ner en mall: finns en tom fil med NONOX fält som rubriker.
- Välj filen och klicka på Ladda upp och granska. Ingenting ändras än.
- Under Så läste vi filen ser du hur NONOX läste filen: format, teckenkodning och avgränsare. Stämmer det inte kan du ändra det och klicka på Granska igen.
- Under Koppla kolumnerna väljer du för varje fält vilken kolumn i filen som hör dit. Fält med stjärna måste kopplas. Kolumner du inte kopplar ignoreras.
- Klicka på Granska filen. Du får en Rapport med hur många rader som Läggs till, Finns redan, hoppas över, är Dubblett, hoppas över eller är Fel, hoppas över, och vad som behöver ses över per rad.
- Är något fel rättar du filen och laddar upp den igen. Poster som redan lästs in hoppas över. Vill du bara slippa en rad kryssar du i Utesluta på raden och klickar på Granska igen.
- Står allt rätt klickar du på Läs in filen och sedan Ja, läs in och antalet rader. Då visas Resultat.
Kolumnerna och förvalen
Ett förval är bara en förifylld koppling, och du kan alltid ändra den. NONOX har förval för de program vars egen dokumentation beskriver filerna. För övriga program börjar du med en tom koppling.
Vill du använda kopplingen igen skriver du ett namn under Spara kopplingen som Mitt format och granskar filen. Nästa gång finns den under Förval för kolumnerna. Bara rubrikerna sparas, inga uppgifter.
Vissa fält är koder i det gamla programmet, till exempel betalningsvillkor. Förstår NONOX inte en kod listas den under Koder som behöver förklaras. Skriv vad koden betyder, betalningsvillkor som antal dagar, och granska igen.
Det här kontrollerar NONOX
- Organisationsnummer och personnummer, med kontrollsiffran. Ett personnummer visas bara med de sista fyra siffrorna i rapporten.
- Momsregistreringsnummer, e-postadress, landskod och valuta.
- Bankgiro, plusgiro, IBAN och BIC hos leverantörer.
- Belopp med decimalkomma eller decimalpunkt och mellanslag som tusentalsavgränsare. Ett belopp som kan läsas på två sätt, till exempel 1,234, avvisas.
- Att samma post inte finns två gånger i filen.
En post som redan finns, räknad på organisationsnummer eller personnummer, sedan på Nummer i tidigare program och sist på namn och postnummer, hoppas över och skrivs aldrig över. Kryssar du i Fyll i tomma fält på poster som redan finns fylls bara tomma fält i på kunder och leverantörer.
Posterna får nästa nummer i NONOX egen nummerserie. Numret från det gamla programmet sparas och visas som Nummer i tidigare program på kunden, leverantören och artikeln.
Filer kan vara CSV, TSV, text eller Excel (.xlsx), högst 20 MB och 100 000 rader. Celler som börjar med =, +, - eller @ läses som text och räknas aldrig ut.
Obetalda fakturor
Obetalda kund- och leverantörsfakturor kan läsas in för företag som redovisar enligt fakturametoden. Läs in kunderna och leverantörerna först, så att fakturorna kan kopplas dit.
Filen ska ha en rad per faktura med kund eller leverantör, fakturanummer, fakturadatum, förfallodatum, fakturabelopp och obetalt belopp. Kolumnen OCR-nummer bör du koppla: det är det gamla OCR-numret kunden fortfarande betalar med, och utan det kan en inbetalning inte matchas mot fakturan automatiskt. Rapporten varnar när den inte är kopplad. Ett OCR-nummer som redan finns på en annan obetald faktura, eller som är längre än 30 tecken, ger ett fel på raden. Kreditfakturor läses in med negativa belopp, och en faktura med negativt obetalt belopp (kunden har betalat för mycket) läses in som en kredit på det överbetalda beloppet. Fakturor i annan valuta än kronor läses inte in; de är felrader och ingår inte i summan.
Kunden eller leverantören hittas på numret i det tidigare programmet eller på organisationsnumret. Kryssar du i att numret i filen är NONOX eget nummer hittas de på det i stället.
Fakturorna skapas utan verifikation. Saldot finns redan i bokföringen från SIE-filen, på 1510 för kunder och 2440 för leverantörer. Därför måste summan i filen, plus det som är öppet på fakturor gjorda i NONOX, vara lika med saldot på kontot vid slutet av det räkenskapsår du väljer. Som standard är det det senaste året som har bokförda verifikationer, och väljer du ett äldre varnar rapporten. Hör en del av fordran eller skulden till andra konton, till exempel 1511, skriver du dem under Fler konton som hör till samma fordran eller skuld. För kundfakturor går det att ange 1511 till 1519 och för leverantörsfakturor 2441 till 2449. Under Avstämning mot ser du summorna och skillnaden. Skiljer de sig åt går det inte att läsa in, och du rättar filen. Avstämningen görs om när du bekräftar, ifall bokföringen har ändrats. Det som är öppet på fakturor gjorda i NONOX räknas utan den del av ett ROT- eller RUT-avdrag som Skatteverket ännu inte har betalat, eftersom den ligger på 1513 och inte på 1510. Avstämningen görs på totalsumman, inte per kund eller leverantör, så två fel som tar ut varandra syns inte.
En inläst faktura heter som i det gamla programmet: Faktura och det gamla numret, med texten (tidigare program). Den får inget nummer i NONOX och tar inget ur NONOX nummerserie. Den har inget underlag från NONOX och kan därför inte skickas eller göras till PDF. En påminnelse går att skicka när fakturan har förfallit; den nämner det gamla fakturanumret, OCR-numret och beloppet och har ingen bilaga. När en inläst faktura betalas bokförs betalningen mot 1510 respektive 2440, med texten Ingående balans (inläst). Den kan krediteras och skrivas av; momsen på en avskrivning tas från den inlästa momsen, med den momssats som beloppen ger. Fakturorna kan inte ändras eller tas bort. Sökningen hittar ett gammalt fakturanummer bara när det består av siffror. En betalning där det gamla fakturanumret står i meddelandet föreslås bara om ingen öppen NONOX-faktura har samma nummer.
Viktigt
Använder företaget kontantmetoden kan obetalda fakturor inte läsas in här ännu. Hur de ska bokföras behöver en redovisningskonsult bedöma. Se Kunder, leverantörer och obetalda fakturor.
Underlag i en ZIP-fil
Välj Underlag (ZIP) för kvitton och andra underlag som hör till verifikationer du redan har läst in från en SIE-fil. Filerna kopplas till rätt verifikation på ett av två sätt:
- En fil som heter lank.csv i ZIP-filen, med kolumnerna filnamn;serie;nummer;ar.
- Mappar enligt ÅÅÅÅ/SERIE-NUMMER.pdf, till exempel 2026/A-17.pdf. Året är det år räkenskapsåret slutar: för ett brutet år, 1 juli 2025 till 30 juni 2026, är det 2026.
Filer som inte går att koppla räknas upp i rapporten med skälet, och gissas aldrig. Bara PDF, JPG, PNG och WebP tas emot, högst 10 MB per fil och 100 MB för hela ZIP-filen. Filer med namn som pekar utanför arkivet avvisas. Samma fil läggs aldrig två gånger på samma verifikation. Underlag på bokförda verifikationer kan läggas till men inte tas bort.
Källfilerna sparas inte länge
Filen du laddar upp sparas krypterad. Den raderas automatiskt 30 dagar efter att den lästs in, eller efter 7 dagar om du aldrig läser in den. Importen med antal och kontrollsumma finns kvar i historiken.
Vanliga frågor
Jag ser inte Läs in register. Du behöver vara ägare, administratör eller redovisningskonsult i företaget.
Siffrorna i filen stämmer inte med 1510 eller 2440. Läs rapporten: vilka rader har fel, och gäller bokföringen samma datum som listan? Ligger en del på ett annat konto, som 1511, skriv det kontot under Fler konton som hör till samma fordran eller skuld. Rätta annars filen och ladda upp den igen.
Filen har å, ä och ö som tecken som ser fel ut. Ändra Teckenkodning under Så läste vi filen och granska igen.