Kom igång
Roller och behörigheter
De sex rollerna i ett företag – ägare, administratör, redovisningskonsult, bokförare, attestant och revisor – vad var och en får göra, och regeln om att två personer ska vara inblandade i attest.
Varje person i ett företag har en roll. Rollen avgör vad personen ser och får göra, både i menyn och i varje knapp. Samma person kan ha olika roller i olika företag, till exempel ägare i sitt eget bolag och redovisningskonsult hos en kund.
De sex rollerna
| Roll | Får göra |
|---|---|
| Ägare | Allt, även att arkivera företaget, överlåta ägarskapet och kräva passkey för alla. Den som skapade företaget är ägare. Ett företag har alltid exakt en ägare. |
| Administratör | Allt utom att arkivera företaget och överlåta ägarskapet. Hanterar personer, inställningar och moduler. |
| Redovisningskonsult | Sköter hela bokföringen: verifikationer, kontoplan, räkenskapsår, låsning av perioder, bokslut, moms, rapporter, kund- och leverantörsfakturor, SIE-filer och behandlingshistoriken. Kan inte ändra företagets inställningar eller bjuda in personer, och kan inte attestera. |
| Bokförare | Bokför och rättar verifikationer, skriver och skickar kundfakturor, registrerar leverantörsfakturor och förbereder betalningar, och ser rapporterna. Kan inte låsa perioder, göra bokslut eller momsdeklarationen. |
| Attestant | Attesterar leverantörsfakturor och godkänner betalfiler. Kan läsa fakturor och verifikationer, men inte bokföra. |
| Revisor | Kan läsa allt och exportera SIE-filer och arkivpaket, men inte bokföra eller ändra något. Ser behandlingshistoriken. |
Bra att veta
Varje artikel i manualen säger överst vilka roller den gäller för. Saknar du en knapp som beskrivs, kontrollera din roll under Inställningar för företaget eller fråga en ägare eller administratör.
Roller i moduler
När företaget har slagit på en modul kan det finnas fler roller att välja mellan när du bjuder in någon. De visas bara när modulen är på.
- Löneadministratör (modulen Lön) sköter lönen och är den som ser orsaken till frånvaro, till exempel sjukdom. Inte ens ägaren ser den uppgiften utan den här rollen.
- Anställd (modulen Lön) har bara tillgång till Min sida: lönebesked, sjukanmälan, semesteransökan och utlägg. Se För anställda.
- Personalansvarig (modulen Personalliggare) sköter personalliggaren, lokalerna och kioskerna.
- Personal i personalliggaren (modulen Personalliggare) kan checka in och ut. Se Checka in och ut.
Modulerna ger också de vanliga rollerna behörigheter. En redovisningskonsult kan till exempel bokföra lönekörningar, och en bokförare kan arbeta i inkorgen. Vem som får hantera en modul står i modulens eget avsnitt i manualen.
Två personer i attesten
Som standard kräver NONOX att någon annan än den som registrerade en leverantörsfaktura attesterar den, och att någon annan än den som skapade en betalfil godkänner den. Det skyddar både företaget och den som registrerar: ingen kan ensam både lägga in och godkänna en betalning.
Är ni bara en person i företaget går det inte. Då kan en ägare eller administratör stänga av regeln under Inköp → Leverantörsfakturor, i kortet Attest, med Tillåt att samma person registrerar och attesterar (för företag med en person). Med Kräv att någon annan attesterar slås den på igen. Varje ändring sparas i behandlingshistoriken. Läs mer i Attest.
Lönen har en motsvarande inställning, Den som beräknar får inte attestera, bland lönens inställningar.
Passkey för känsliga uppgifter
Den som kan se sjukfrånvaro, lönebesked eller fullständiga personnummer måste bekräfta inloggningen med en passkey. Det följer av rollen: i praktiken ägaren, administratören, redovisningskonsulten, revisorn och löneadministratören i ett företag med lön, och ägaren, administratören och den personalansvarige i ett företag med personalliggare. Ägaren kan dessutom kräva passkey för alla. Se Passkeys och inloggningar.
Så här ändrar du någons roll
- Klicka på företagets namn högst upp i menyn och välj Inställningar för företaget.
- Under Personer i företaget klickar du på rollen bredvid personens namn.
- Välj den nya rollen och klicka på Spara.
Bara ägare och administratörer kan ändra roller. Ändringen gäller direkt och sparas i behandlingshistoriken.
Vanliga frågor
Vilken roll ska min redovisningskonsult ha? Redovisningskonsult om hen ska sköta bokföringen och bokslutet. Ska hen också bjuda in personer och ändra inställningar behövs Administratör.
Vilken roll ska vår revisor ha? Revisor. Då kan hen läsa och exportera allt utan att kunna ändra något.
Kan det finnas två ägare? Nej, men ägaren kan överlåta ägarskapet till någon annan i företaget och blir då själv administratör.