Betalfiler till banken

I stället för att skriva in varje faktura i internetbanken kan du samla de attesterade fakturorna i en betalfil. Filen läses in i banken, där du signerar betalningarna som vanligt. NONOX kan aldrig betala något själv – det är alltid ni som skickar iväg pengarna i banken.

Betalfilerna följer standarden ISO 20022 (pain.001) och fungerar för Danske Bank, Handelsbanken, Länsförsäkringar, Nordea, SEB, Swedbank och sparbankerna. Du hittar dem under Inköp → Betalfiler.

Flödet har fyra steg, och två personer:

1. Någon skapar betalfilen.
2. Någon annan godkänner den.
3. Filen laddas ned och läses in i internetbanken, där den signeras.
4. När banken har betalat markeras filen som betald, och betalningarna bokförs.

Innan du börjar: bankuppgifterna

En ägare eller administratör fyller i uppgifterna en gång under Bank för betalfiler:

1. Välj Bank.
2. Fyll i Företagskontots IBAN. Den finns i internetbanken.
3. Fyll i Avtals-id för filöverföring. Det får ni av banken när filöverföring kopplas på; under fältet står vad banken kallar det.
4. Klicka på Spara.

Swedbank och sparbankerna betalar från företagets bankgiro. Har ni valt dem måste bankgiro vara ifyllt under företagets uppgifter.

Så här skapar du en betalfil

1. Gå till Inköp → Betalfiler. Under Att betala visas attesterade fakturor som inte redan finns i en betalfil. Fakturor som förfaller inom en vecka är förvalda.
2. Kryssa i de fakturor du vill betala.
3. Välj Betaldag. Den kan inte vara passerad.
4. Kontrollera antalet och summan och klicka på Skapa betalfil.

Filen får status Skapad, väntar på banken och syns under Betalfiler.

Så här godkänner du betalfilen

Den som godkänner måste ha rätt att godkänna betalningar: Ägare, Administratör eller Attestant. Som standard får den som skapade filen inte godkänna den.

1. Gå till Inköp → Betalfiler.
2. Klicka på Godkänn betalningen vid filen.
3. Läs sammanfattningen – antal betalningar, summa och betaldag – och klicka på Ja, godkänn.

Godkännandet sparas med namn och tid och kan inte ångras. Först nu går filen att ladda ned.

Så här skickar du filen till banken

1. Klicka på Ladda ned fil vid den godkända filen.
2. Logga in i internetbanken och läs in filen där filöverföring finns.
3. Kontrollera och signera betalningarna i banken.

När banken har betalat

1. Kontrollera på kontoutdraget att betalningarna är gjorda.
2. Klicka på Banken har betalat vid filen och sedan Ja, bokför.

Filen får status Betald och varje faktura blir betald.

Betalade banken inte filen, klicka på Makulera och Ja, makulera. Fakturorna kan då tas med i en ny fil. En fil som inte är godkänd kan också makuleras.

Det här händer i bokföringen

Ingenting bokförs när filen skapas eller godkänns. När du markerar filen som betald bokförs varje faktura i filen som en egen betalning i serie E på betaldagen: 2440 Leverantörsskulder i debet och 1930 Företagskonto i kredit (enligt kontantmetoden kostnaden och momsen i stället för 2440). Läs Registrera en betalning.

Själva filen sparas som den skapades, med en kontrollsumma, och kan inte ändras.

Fakturor som inte kan tas med

• Kreditnotor – kvitta dem mot en faktura i stället. Läs Kreditnotor.
• Fakturor i utländsk valuta – betala dem i internetbanken och registrera betalningen på fakturan.
• Fakturor utan bankgiro eller plusgiro – betalningsuppgiften hämtas från leverantören som den var när fakturan registrerades. Fanns den inte då, betala i internetbanken.
• Fakturor som redan finns i en betalfil som väntar på banken.

Vanliga frågor

En faktura i filen har betalats på annat sätt. Då går filen inte att markera som betald. Makulera filen och gör en ny utan den fakturan.

Kan NONOX läsa bankens svar och bokföra automatiskt? Inte än. Automatisk avstämning av betalfiler mot bankens svar är på väg. Tills vidare bekräftar du själv att banken har betalat.

Vi är bara en person. Då kan en ägare stänga av kravet på att någon annan godkänner. Läs Attest.

Läs också

• Attest
• Leverantörsregistret
• Bankkoppling