Bokföring
Rätta en verifikation
Bokförde du fel? Så rättar du med en rättelseverifikation, och därför går en bokförd verifikation aldrig att ändra eller ta bort.
En bokförd verifikation kan aldrig ändras eller tas bort – inte av dig, inte av en administratör och inte ens direkt i databasen. Har det blivit fel rättar du det i stället med en rättelseverifikation: en ny verifikation som vänder alla rader i den gamla. Båda finns kvar och pekar på varandra, så att alla i efterhand kan se vad som hände.
Så här rättar du
- Öppna verifikationen under Bokföring → Verifikationer.
- Välj Rätta verifikationen.
- Skriv varför i Varför rättas den?, till exempel "Fel konto" eller "Dubbelbokförd".
- Kontrollera Datum för rättelsen. Det är dagens datum från början.
- Välj Bokför rättelsen.
Rättelsen bokförs direkt och du kommer till den. Du får beskedet att originalet är rättat, till exempel A12 är rättad med A31.
Så här bokför du rätt efteråt
Rättelsen tar bort hela den gamla verifikationen ur bokföringen. Var bara en del fel – ett konto, ett belopp – bokför du det rätta som en ny verifikation:
- Gå tillbaka till originalet. Länken står överst i rättelsen: Det här är en rättelse av …
- Välj Kopiera till ny verifikation.
- Ändra det som var fel, lägg till underlaget och bokför.
Det här händer i bokföringen
- Rättelsen får nästa nummer i samma serie som originalet, i det räkenskapsår som rättelsens datum hör till.
- Varje rad i originalet kommer tillbaka med debet och kredit omvända, med samma konton, kostnadsställen och projekt. Summan på varje konto blir alltså noll.
- Texten blir "Rättelse av A12:" följt av din förklaring.
- Originalet får märket Rättad i listan, och på dess sida står Den här verifikationen är rättad med och rättelsens nummer. Den länken är det enda i en bokförd verifikation som någonsin fylls i efteråt.
- Rättelsen och anledningen skrivs i behandlingshistoriken.
Därför går en bokförd verifikation inte att ändra
Bokföringslagen ställer krav på att bokföringen är varaktig och att rättelser går att följa i efterhand. NONOX löser det genom att aldrig ändra något som är bokfört. Det spärras på tre ställen:
- Behörigheterna – ingen roll har rätt att ändra eller ta bort en bokförd verifikation.
- Programmet – koden vägrar spara en ändring av en bokförd verifikation, dess rader eller dess underlag.
- Databasen – en spärr i själva databasen vägrar ändringar och borttagningar, även om någon skulle gå runt programmet.
Dessutom har varje verifikation en kontrollsumma som hänger ihop med den förra. Ändras något i efterhand bryts kedjan, och det syns vid nästa kontroll. Se Kontroll av bokföringen.
Viktigt
Ett utkast är inte bokfört och kan ändras och tas bort fritt. Är du osäker på en kontering, spara som utkast i stället för att bokföra. Se Utkast.
Vanliga frågor
Kan jag rätta en verifikation i ett räkenskapsår som är stängt? Inte med ett datum i det stängda året – rättelsen måste få ett datum i ett öppet år och efter en låst period. Välj ett datum i det pågående året. Om och hur ett fel i ett avslutat år ska rättas är en redovisningsfråga; prata med din redovisningskonsult.
Det står att kontot är inaktiverat. Rättelsen använder samma konton som originalet, och ett av dem har inaktiverats sedan dess. Aktivera kontot under Bokföring → Kontoplan, bokför rättelsen och inaktivera det igen.
Kan jag rätta en rättelse? Ja, en rättelse är en vanlig bokförd verifikation och kan rättas som alla andra. En verifikation kan bara rättas en gång; knappen Rätta verifikationen försvinner när den är rättad.
Kan jag bara rätta den rad som var fel? Funktionen Rätta verifikationen vänder alltid hela verifikationen. Du kan också bokföra en egen justering som en ny verifikation, men den kopplas inte till originalet och originalet märks inte som rättat.
Varför finns det ingen knapp för att ta bort en verifikation? Därför att det aldrig är tillåtet för en bokförd verifikation. Numreringen ska vara obruten, och en borttagen verifikation skulle lämna ett hål.
Kan jag rätta en faktura eller en leverantörsfaktura här? Fakturor rättar du med en kreditfaktura under Försäljning, och leverantörsfakturor under Inköp. Se Skapa en faktura och Registrera en leverantörsfaktura.