Inställningar och säkerhet
Personuppgifter
Så hanterar du personuppgifter i NONOX – registerutdrag, radering och begränsning enligt GDPR, och varför bokföringslagen gör att en del uppgifter måste finnas kvar.
Ditt företag har personuppgifter i NONOX: om kunder och leverantörer som är privatpersoner eller enskilda firmor, om anställda och om de personer som använder systemet. Dataskyddsförordningen (GDPR) ger de här personerna rätt att få ut sina uppgifter och i vissa fall få dem raderade. Samtidigt kräver bokföringslagen att räkenskapsinformation sparas. NONOX hjälper dig att göra båda.
Det som inte kan raderas
Räkenskapsinformation ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (bokföringslagen 7 kap.). Det gäller bland annat verifikationer, fakturor, underlag, lönebesked, arbetsgivardeklarationer och behandlingshistoriken. NONOX låter därför ingen radera sådant, varken du eller den registrerade.
När någon begär radering tar NONOX bort det som går och behåller det som lagen kräver. Exakt vad som gäller per sorts uppgift beskrivs nedan.
Kunder och leverantörer
Öppna kunden under Register → Kunder eller leverantören under Register → Leverantörer. Där finns:
- Ladda ner registerutdrag (JSON) – allt NONOX har om kunden eller leverantören, för när personen begär ut sina uppgifter.
- Radera enligt GDPR – finns kunden eller leverantören inte i bokföringen raderas uppgifterna. Finns den i bokföringen anonymiseras den i registret i stället: namnet blir till exempel "Anonymiserad kund 1012", medan fakturorna behåller sina uppgifter som räkenskapsinformation.
- Begränsa behandling – uppgifterna sparas men kan inte användas för nya dokument, till exempel fakturor, förrän du klickar på Häv begränsad behandling.
Radering går inte så länge kunden har obetalda fakturor eller ett pågående avtal, eller leverantören har fakturor som inte är betalda. Avsluta dem först.
Anställda
Med modulen Lön finns samma knappar på den anställda. Radera enligt GDPR raderar allt om personen aldrig har fått lön. Har hen fått lön tas kontakt- och bankuppgifter bort direkt, medan namn och personnummer finns kvar för lönebesked och arbetsgivardeklarationer tills lagringstiden har gått ut. Se Anställda.
Dina egna uppgifter
Under Profil → Mina uppgifter klickar du på Ladda ner mina uppgifter. Du får allt NONOX har om ditt konto: kontot, dina företag och roller, din behandlingshistorik och, om du är anställd, dina löneuppgifter. Uppgifter som ett företag har om dig som kund eller leverantör begär du ut hos det företaget.
Vill du att ditt konto tas bort, se Radera ditt konto.
Personnummer
Personnummer sparas krypterade. Anställdas personnummer och personnummer i personalliggaren syns i sin helhet bara för den som har behörighet, till exempel löneadministratören. Den som kan se fullständiga personnummer eller sjukfrånvaro måste logga in med passkey; se Passkeys och inloggningar.
Gallring
En del uppgifter som inte är räkenskapsinformation tas bort automatiskt när de inte längre behövs, till exempel inloggningskoder, inbjudningar som inte har accepterats och, med modulen Inkorg, avvisad e-post. Med NONOX AI påslagen skickas underlag till er AI-leverantör för att läsas; se NONOX AI.
Avtal och policy
Använder ni den driftade tjänsten är NONOX personuppgiftsbiträde åt ert företag. Avtalet godkänner ni när företaget skapas. Läs det och integritetspolicyn på de publika sidorna /personuppgiftsbitradesavtal och /integritetspolicy, och hur säkerheten granskas på /sakerhet.
Bra att veta
Hur länge just era uppgifter ska sparas, och om en begäran om radering ska bifallas, är i slutändan företagets ansvar. Är du osäker, fråga er dataskyddskunniga eller er redovisningskonsult.