Arbetsgivardeklaration (AGI)

Varje månad som företaget betalar ut lön lämnar det en arbetsgivardeklaration på individnivå till Skatteverket: hur mycket lön och förmåner varje anställd har fått, hur mycket skatt som dragits och hur stora arbetsgivaravgifterna är. NONOX skapar deklarationen som en fil enligt Skatteverkets format. Du lämnar in filen i Skatteverkets e-tjänst.

Deklarationen gäller den månad lönen betalas ut, inte den månad den är intjänad. En lön för oktober som betalas ut den 25 oktober deklareras alltså för oktober.

Innan du börjar

• Företagets organisationsnummer och telefonnummer måste vara ifyllda under Företagsinställningar. Skatteverket kräver ett telefonnummer till en kontaktperson.
• Alla lönekörningar med utbetalning i månaden ska vara attesterade.
• Regeln för deklarationens filformat under Lön → Regler måste vara kontrollerad.

Så här skapar och lämnar du in deklarationen

1. Öppna Lön → Arbetsgivardeklaration. Överst ser du Nästa arbetsgivardeklaration och vilken dag den ska lämnas senast.
2. Leta upp Utbetalningsmånad i tabellen. Där ser du skatten och arbetsgivaravgifterna.
3. Klicka på Skapa arbetsgivardeklaration.
4. Klicka på Hämta fil för att spara filen på datorn.
5. Logga in hos Skatteverket och lämna filen under Arbetsgivardeklaration → Lämna via fil. Följ Skatteverkets steg och signera.
6. Tillbaka i NONOX: skriv Kvittensnummer (frivilligt) från Skatteverkets kvittens och klicka på Markera som inlämnad.
7. När Skatteverket har tagit emot deklarationen: klicka på Godkänd av Skatteverket. Vägrade Skatteverket filen, klicka på Avvisad.

Det är ägaren, redovisningskonsulten och löneadministratören som kan skapa och lämna deklarationer.

Deklarationsdagen

Vilken dag deklarationen ska vara inne beror på företagets omsättning. Välj rätt alternativ i löneinställningarna under Deklarationsdag för arbetsgivardeklarationen, så visar NONOX rätt dag för varje månad. Datumen kommer från reglerna och är hämtade från Skatteverket. En månad som är sen visas med skulle ha lämnats senast och datumet.

Vad står i filen?

• Huvuduppgiften: summan av arbetsgivaravgifterna och den avdragna skatten för månaden.
• En individuppgift per anställd: kontant lön, förmåner, avdragen skatt (eller SINK och A-SINK), och kryss för milersättning och traktamente.

Belopp anges i hela kronor. Varje anställd har sitt anställningsnummer som specifikationsnummer, så att en rättelse ersätter rätt uppgift. Filen kontrolleras mot Skatteverkets schema när schemat finns installerat på servern, och den sparas med en kontrollsumma.

Så här rättar du en inlämnad deklaration

Har du rättat lönen efter att deklarationen är inlämnad, eller upptäckt ett fel:

1. Öppna Lön → Arbetsgivardeklaration och leta upp månaden.
2. Klicka på Skapa rättelse.
3. Hämta filen och lämna in den hos Skatteverket som förut.
4. Markera den som inlämnad, och sedan som godkänd.

En rättelse innehåller alla individuppgifter för månaden igen. En anställd som inte längre ska finnas med i månaden får en borttagsmarkering. När rättelsen är godkänd visas de tidigare filerna som Ersatt av rättelse.

Vanliga frågor

Kan NONOX lämna deklarationen direkt till Skatteverket? Inte ännu. Du hämtar filen och lämnar den i Skatteverkets e-tjänst.

Varför kan jag inte skapa deklarationen? Läs meddelandet. Vanliga orsaker: En lönekörning i månaden är inte attesterad, organisationsnummer eller telefonnummer saknas, ett personnummer är fel, eller regeln för filformatet är inte kontrollerad.

Måste lönen vara bokförd först? Nej. Men lönemodulen kan inte stängas av, och löneåret kan inte avslutas, så länge en månad med lön saknar inlämnad deklaration.

Var ser jag om deklarationen stämmer med bokföringen? Under Lön → Rapporter → Avstämning. Se Rapporter och löneårets slut.

Läs också

• Gör en lönekörning
• Lönefil till banken och bokföring av lönen
• Rapporter och löneårets slut
• Momsdeklaration