Registrera en leverantörsfaktura

När en faktura kommer från en leverantör registrerar du den i NONOX. Då bokförs inköpet, fakturan sparas som underlag och den hamnar i listan över det som ska attesteras och betalas. Fakturan ligger bredvid formuläret medan du fyller i, så att du kan skriva av den fält för fält.

Leverantören måste finnas i leverantörsregistret innan fakturan kan sparas.

Så här gör du

1. Gå till Inköp → Leverantörsfakturor och klicka på Ny leverantörsfaktura.
2. Dra fakturan till rutan Fakturan, eller klicka på välj fil. Den får vara en PDF eller en bild (JPG, PNG eller WebP) på högst 10 MB. På mobilen kan du i stället trycka på Fota fakturan.
3. Välj Leverantör.
4. Välj under Vem redovisar momsen?. För en vanlig svensk faktura är det Svensk faktura med moms. De andra valen beskrivs i Inköp från utlandet.
5. Fyll i Leverantörens fakturanummer och OCR-nummer om fakturan har ett. OCR-numret används när fakturan betalas.
6. Fyll i Fakturadatum. Fakturan bokförs på det datumet.
7. Fyll i Förfallodag, eller lämna den tom så räknas den fram från leverantörens betalningsvillkor.
8. Fyll i Att betala, inkl. moms och Varav moms – summan av momsen på fakturan, alla momssatser tillsammans.
9. Kontera under Kontering: en rad per kostnadskonto, med beloppet utan moms. Har leverantören ett förvalt konto räcker det ofta med en rad, och den fylls i av sig själv.
10. Kontrollera att det står Raderna och momsen stämmer med fakturan. under raderna.
11. Klicka på Registrera fakturan och sedan Ja, registrera.

Vill du göra klart senare klickar du på Spara som utkast i stället. Ett utkast kan du ändra eller ta bort med Ta bort utkastet så länge det inte är registrerat.

Kontera på flera rader

Gäller fakturan olika saker – varor och frakt, eller två restauranger – delar du upp den på flera rader med + Lägg till rad.

• Under raderna visas Kvar att fördela: så länge raderna plus momsen inte är lika med beloppet att betala. Klicka på Lägg på sista raden för att lägga resten där.
• Har företaget kostnadsställen eller projekt visas kolumnerna Kostnadsställe och Projekt. Välj per rad.
• Fakturan går inte att spara om raderna och momsen inte blir exakt beloppet att betala. Felmeddelandet säger hur stor skillnaden är.

Det här händer i bokföringen

Innan du registrerar visar rutan Så här bokförs fakturan när du registrerar den exakt vilken verifikation det blir.

Bokför företaget enligt fakturametoden blir det en verifikation i serie D på fakturadatumet:

Fakturafilen blir underlag till verifikationen. När fakturan sedan betalas bokförs betalningen i serie E, se Registrera en betalning.

Bokför företaget enligt kontantmetoden bokförs ingenting när fakturan registreras. Kostnaden och momsen bokförs när fakturan betalas, och fakturafilen blir då underlag till betalningens verifikation.

Listan över leverantörsfakturor

Under Inköp → Leverantörsfakturor kan du filtrera på Alla, Utkast, Att attestera, Att betala, Förfallna och Betalda. En faktura vars förfallodag har passerat utan att den är betald märks Förfallen. Klicka på numret för att öppna fakturan; ett utkast öppnas för redigering.

Vanliga frågor

Fakturan saknar fil – kan jag ändå registrera den? Ja. Då visas Ingen fil på fakturan. Spara pappersfakturan, eller lägg till den som underlag på verifikationen efteråt. Läs Underlag.

Leverantören finns inte i listan. Lägg till den under Register → Leverantörer först. Läser NONOX AI fakturan kan du i stället kryssa i Skapa leverantören med de här uppgifterna och koppla fakturan till den när du sparar.

Det är en anläggningstillgång, inte en kostnad. Konterar du en rad på ett anskaffningskonto, till exempel 1220 Inventarier, erbjuder formuläret att lägga in tillgången i anläggningsregistret. Den skapas när fakturan registreras. Läs Anläggningstillgång direkt från inköpet.

Läs också

• Attest
• Fota fakturan och låt NONOX AI läsa den
• Kreditnotor från leverantörer
• Rätta en verifikation