Fakturering
Offerter och order
Skriv offerter och order, skicka dem som PDF och gör dem till order och fakturor när kunden tackar ja, utan att skriva något två gånger.
En offert är ett prisförslag till en kund. En order är det kunden har beställt, till exempel en catering till fredag. I NONOX går en offert vidare till en order och en order vidare till en faktura, och raderna följer med hela vägen.
Du hittar dem under Försäljning → Offerter och Försäljning → Order. Ingenting bokförs förrän fakturan skapas.
Så här skriver du en offert
- Gå till Försäljning → Offerter och tryck på Ny offert.
- Välj Kund.
- Kontrollera Datum och Giltig till. Offerten gäller 30 dagar från början.
- Fyll i Er referens och Vår referens om du vill.
- Fyll i raderna på samma sätt som på en faktura: artikelnummer eller fri text, antal, enhet, à-pris utan moms, rabatt och moms.
- Skriv ett Meddelande (frivilligt) om kunden ska få veta något mer, till exempel vad som ingår.
- Tryck på Spara. Offerten får ett nummer, till exempel Offert 12.
En order skriver du likadant under Försäljning → Order med Ny order. I stället för Giltig till har en order ett Leveransdatum.
Så här skickar du offerten
- Öppna offerten.
- Kontrollera e-postadressen i fältet överst. Den är hämtad från kunden.
- Tryck på Skicka offerten (eller Skicka orderbekräftelse för en order).
Kunden får dokumentet som PDF. Vill du se det först trycker du på Öppna PDF.
När kunden tackar ja
Öppna offerten och välj:
- Kunden tackade ja – gör order: en ny order skapas med samma rader och dagens datum. Offerten får status Godkänd, blev order.
- Gör faktura: ett fakturautkast skapas direkt från offerten eller ordern, med dagens datum som fakturadatum. För en order blir orderns leveransdatum fakturans leveransdatum. Offerten eller ordern får status Fakturerad.
Fakturautkastet öppnas så att du kan kontrollera det. Tryck sedan på Skapa fakturan som vanligt. Läs Skapa en faktura.
Bra att veta
Momsbehandlingen – försäljning utomlands eller omvänd betalningsskyldighet – hämtas från kunden när fakturautkastet skapas. Kontrollera den på utkastet om kunden har ändrats sedan offerten skrevs.
Makulera
Tackar kunden nej, eller ska ordern inte levereras, trycker du på Makulera och sedan Ja, makulera. Dokumentet får status Makulerad och finns kvar i listan, men kan inte ändras eller göras till faktura.
Status
| Status | Betyder |
|---|---|
| Öppen | Kan ändras, skickas och gå vidare. |
| Godkänd, blev order | Offerten blev en order. |
| Fakturerad | Ett fakturautkast är skapat från dokumentet. |
| Makulerad | Avbruten. |
Bara en öppen offert eller order kan ändras. Överst på dokumentet finns länkar mellan offerten, ordern och fakturan, så att du alltid ser vad som hänt.
Listan
I listorna ser du nummer, kund, datum, giltighet eller leverans, belopp och status. Välj Öppna för att bara se det som väntar på svar eller leverans. Nyckeltalet Order att fakturera på fakturasidan visar vad öppna order är värda, och vad öppna offerter är värda.
Vanliga frågor
Kan jag ändra en offert som jag har skickat? Ja, så länge den är öppen. Spara och skicka den igen.
Kan en offert bli flera fakturor, till exempel en delfaktura? Nej, en offert eller order blir en faktura. Vill du dela upp den ändrar du raderna på fakturautkastet och skriver en ny faktura för resten.
Bokförs något när jag gör en order? Nej. Bokföringen sker först när fakturan skapas.