Driva kafé

Ett kafé lever på många små köp varje dag, ofta med personal som arbetar olika mycket från vecka till vecka. Det betyder att några regler som andra företag sällan möter blir vardag för dig: kassaregister, personalliggare och två olika momssatser på samma kanelbulle. Här är det som är särskilt och en checklista. Det som gäller alla företag, som bokföring och arkivering, läser du i Ansvar och regler.

Det här säger reglerna

• Livsmedel. Ett kafé säljer livsmedel till konsumenter och ska därför registreras hos kommunen innan det öppnar, enligt Livsmedelsverket. Läs Livsmedel och tillstånd.
• Personalliggare. Enligt skatteförfarandelagen 39 kap. 2 § räknas kafé som restaurangverksamhet, och då ska en personalliggare föras så fort någon annan än du och din närmaste familj arbetar. Läs Personalliggare i praktiken.
• Kassaregister. Säljer du mot kontanter, kort eller Swish ska försäljningen registreras i ett godkänt kassaregister, om inte försäljningen är så liten att ett undantag gäller. Läs Kassaregister i praktiken.
• Moms på mat. Sedan den 1 april 2026 har mat och dryck som kunden tar med sig 6 procent moms, medan det kunden äter och dricker på plats är en restaurangtjänst med 12 procent. Läs Moms på mat och servering.
• Alkohol. Folköl får serveras först efter anmälan till kommunen, och vin och starköl kräver serveringstillstånd (alkohollagen 8 kap. 1 och 8 §§).

Så här gör du

En checklista för ett nytt kafé, i ungefär den ordning du gör det:

1. Registrera företaget, ansök om F-skatt och momsregistrera dig. Läs Registrera företaget och Momsregistrering.
2. Anmäl lokalen som livsmedelsanläggning till kommunen, minst två veckor innan du öppnar.
3. Skaffa ett kassaregister som uppfyller Skatteverkets krav och anmäl det innan första försäljningen.
4. Ska du ha anställda: registrera dig som arbetsgivare. Börja föra personalliggaren den första dagen någon annan än du, din make eller maka och dina barn under 16 år arbetar i kaféet, också om personen inte får lön (skatteförfarandelagen 39 kap. 11 §). Läs Registrera dig som arbetsgivare.
5. Lägg upp kassan så att servering och avhämtning får rätt sats, och låt Z-rapporten dela upp försäljningen per sats.
6. Låt kassan mejla dagsrapporten till NONOX inkorg och bokför den varje dag. Läs Dagsrapporter från kassasystemet.
7. Bestäm hur dricks ska fördelas och hur presentkort ska hanteras. Läs Dricks och Presentkort.
8. Stäm av kort och Swish mot banken varje månad. Läs Kortavgifter och Swish.
9. Räkna lagret av råvaror och varor vid årets slut. Läs Lager och inventering.

Vanliga misstag

• Samma momssats på allt. Servering och avhämtning har olika satser.
• Ingen liggare för extrapersonalen. Alla som arbetar ska stå i liggaren, också den som hjälper till en lördag.
• Kortförsäljning bokförd direkt på banken. Pengarna kommer senare och med avgiften dragen.

Bra att veta

Säljer du catering till företag har den 12 procent moms och faktureras som vanligt. Läs Moms på fakturan.

Källor

• Riksdagen – Skatteförfarandelag (2011:1244)
• Skatteverket – Personalliggare, restaurang
• Skatteverket – Kassaregister
• Skatteverket – Momssats på varor och tjänster
• Livsmedelsverket – Registrera eller godkänna verksamhet
• Riksdagen – Alkohollag (2010:1622)

Senast kontrollerad 5 november 2026