Branscher

Kassaregister i praktiken

Vad ett godkänt kassaregister är, hur du anmäler det, när kort och Swish räknas, vad kvittot och Z-rapporten ska visa och vad som gäller när kassan går sönder.

4 min läsning

Företagsguiden är i beta. Texterna är kontrollerade mot källorna men ännu inte granskade av en redovisningskonsult.

Tar du betalt med kontanter, kort eller Swish i ett kafé, en restaurang, en butik eller en salong behöver du i de flesta fall ett kassaregister som uppfyller Skatteverkets krav. Kassan är både ett arbetsverktyg och ett underlag för bokföringen, och Skatteverket kontrollerar den på plats. Här ser du vad som gäller i vardagen. Undantagen, till exempel för liten försäljning, står i Kassaregister och personalliggare.

Det här säger reglerna

Enligt skatteförfarandelagen 39 kap. 4 § ska den som i näringsverksamhet säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller betalning med kontokort använda kassaregister.

Vad som räknas som kontant betalning

Skatteverket räknar sedlar och mynt, presentkort och kuponger som kontant betalning. Kortbetalning omfattar betal- och kreditkort och andra elektroniska betalningstjänster, till exempel Swish. En Swishbetalning ska alltså registreras i kassan precis som en kortbetalning, och kassakvittot ska visa hur kunden betalade.

Vilket register som är godkänt

Lagen säger att kassaregistret ska vara certifierat (39 kap. 8 §). I praktiken består det av två delar, enligt Skatteverket:

ett kassaregister som tillverkaren har deklarerat till Skatteverket (tillverkardeklarerat), och
en certifierad kontrollenhet eller ett kontrollsystem som registret är kopplat till.

Det är tillverkarens ansvar att registret uppfyller kraven, och Skatteverket testar det inte. Fråga leverantören om registret är tillverkardeklarerat. Från och med den 1 januari 2027 ska kassaregistret uppfylla Skatteverkets föreskrifter om krav på kassaregister (SKVFS 2014:9) i den lydelse de fick genom ändringsföreskriften SKVFS 2021:17. Skatteverket råder dig att i god tid kontrollera med leverantören om ditt register behöver uppdateras eller bytas.

Anmälan

Du ska anmäla kassaregistret till Skatteverket innan du börjar använda det. Det gör den som är behörig företrädare för företaget i Skatteverkets e-tjänst. Du behöver uppgifter om kontrollenheten och registret (beteckning, modell, tillverkningsnummer) och adressen där det används. Uppgifterna får du av leverantören. Ändringar, till exempel ett nytt register eller en flytt, ska anmälas inom två veckor.

Varje försäljning, varje kvitto

All försäljning ska registreras i kassan (39 kap. 7 §).
Vid varje försäljning ska ett kvitto tas fram och erbjudas kunden, på papper eller digitalt, oavsett hur kunden betalar.
Det ska finnas en Z-rapport (dagsrapport) för varje försäljningsdag. De flesta kassor gör den automatiskt.
Kan kassan inte registrera en retur tar du en kopia av kvittot och beskriver returen på kopian. Kopian blir underlag för bokföringen.

När kassan går sönder

Säljer du vidare utan att registrera kan det leda till kontrollavgift. Enligt Skatteverket ska du anmäla ett längre avbrott, se till att felet åtgärdas snabbt och spara kontakterna med leverantören. Försäljning du gör manuellt under avbrottet bokför du direkt och för inte in i kassan i efterhand. Ett strömavbrott behöver inte anmälas.

Kontrollbesök

Skatteverket får göra kontrollbesök utan att meddela det i förväg. Vid besöket får Skatteverket räkna kunder, göra kontrollköp, kontrollera kvitton och räkna kassan (skatteförfarandelagen 42 kap. 6 §). Ibland görs kontrollköpen anonymt innan Skatteverket visar vem de är. Hittar Skatteverket brister är kontrollavgiften 12 500 kronor och 25 000 kronor om en ny överträdelse sker inom ett år (50 kap. 2 §; beloppen står i lagen och gäller 2026). Samma avgift tas ut om du inte har anmält registret till Skatteverket (50 kap. 1 §).

Så här gör du

Ta reda på om du omfattas eller om ett undantag gäller.
Välj ett kassaregister som är tillverkardeklarerat och kopplat till en certifierad kontrollenhet. Fråga leverantören om det uppfyller SKVFS 2021:17 från 2027.
Anmäl registret i Skatteverkets e-tjänst innan du säljer något.
Låt kassan mejla Z-rapporten till inkorgen i NONOX, så blir den en verifikation du godkänner. Läs Dagsrapporter från kassasystemet.
Stäm av kort- och Swishbetalningarna mot banken. Läs Kortavgifter och Swish.
Spara Z-rapporterna och journalminnet. De är räkenskapsinformation. Läs Arkivering.

Vanliga misstag

Att tro att Swish inte räknas. Swish räknas som kortbetalning och ska registreras i kassan.
Att börja sälja före anmälan. Registret ska vara anmält innan det används.
Att slå in gårdagens försäljning i kassan i efterhand efter ett avbrott. Bokför den direkt i stället.
Att inte erbjuda kvitto för att kunden inte frågar efter det. Kvittot ska alltid erbjudas.

Bra att veta

Bokföringsprogrammet är inte ett kassaregister. NONOX kan ta emot dagsrapporten och bokföra den, men själva försäljningen ska registreras i ett godkänt kassaregister.

Det här kontrollerar vi just nu

Vi har inte fått det här bekräftat ännu. Kontrollera med Skatteverket, Bolagsverket eller din redovisningskonsult innan du går efter det.

Från den 1 januari 2027 ska kassaregister uppfylla SKVFS 2021:17. Den 5 november 2026 hittades inga övergångsregler på Skatteverkets sidor för register som i dag uppfyller SKVFS 2014:9. Kontrollera med Skatteverket eller leverantören vad det betyder för ett register som redan används.

Källor

Senast kontrollerad 5 november 2026

Så gör du det i NONOX: läs manualen Till Företagsguidens start