Arkivering

Allt som hör till bokföringen ska sparas i många år, även när företaget har slutat sälja eller bytt program. Det kallas räkenskapsinformation: kvitton, fakturor, avtal som påverkar bokföringen, verifikationer, rapporter, årsbokslut eller årsredovisning, systemdokumentation och behandlingshistorik.

Det här säger reglerna

Hur länge. Enligt bokföringslagen 7 kap. 2 § ska räkenskapsinformationen bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Ett exempel: räkenskapsåret är kalenderåret 2026. Det avslutas 2026, och underlagen ska då sparas till och med den 31 december 2033. Har du ett brutet räkenskapsår, till exempel 1 juli 2026–30 juni 2027, räknas sju år från utgången av 2027.

I vilken form. Underlagen får sparas på papper eller digitalt, men de ska behålla den form och det innehåll de hade när du fick eller gjorde dem (7 kap. 1 §). En faktura du fick som PDF sparas alltså som PDF. Du ska kunna visa eller skriva ut den direkt om någon begär det.

Skanna och kasta. Enligt 7 kap. 6 § får du förstöra ett papperskvitto när informationen har förts över till en annan handling, till exempel en bild, men bara om överföringen med hänsyn till tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter inte riskerar att något ändras eller försvinner. Lagen och BFN anger ingen bestämd bildkvalitet. I sin vägledning till BFNAR 2013:2 (kapitel 7) säger BFN i stället att det är du som ansvarar för att utrustningen och rutinerna är säkra, och att du innan papperet kastas ska kontrollera att alla uppgifter och alla sidor har kommit med och att de går att läsa. Uppgifter som en faktura eller verifikation måste innehålla får aldrig falla bort; reklam och logotyper får däremot rensas bort. Skannar en redovisningskonsult åt dig är det ändå du som ska försäkra dig om att det görs rätt. Beskriv hur du skannar i systemdokumentationen. Kan du inte vara säker på att överföringen blev rätt, spara papperet också. Bleknar ett kvitto med tiden ska du föra över det till en hållbar form (punkt 7.7).

Var. Huvudregeln är att räkenskapsinformationen ska förvaras i Sverige (7 kap. 2 §). Elektroniska handlingar får förvaras i ett annat EU-land om tre villkor är uppfyllda (7 kap. 3 a §): du anmäler platsen, och varje ändring av den, till Skatteverket; du ger Skatteverket och Tullverket omedelbar elektronisk åtkomst till informationen när de begär det; och du kan genast skriva ut informationen på papper i Sverige. Samma sak gäller vissa länder utanför EU som Sverige har avtal om ömsesidigt bistånd med. Skatteverket kan dessutom i särskilda fall ge tillstånd till mer (7 kap. 4 §). Använder du en molntjänst med servrar utomlands, ta reda på var de står och anmäl det till Skatteverket.

Tidigare än sju år. Det är bara Skatteverket som i särskilda fall kan ge tillstånd att förstöra räkenskapsinformation tidigare (7 kap. 7 §). Att företaget avvecklas ändrar inte tiden.

Så här gör du

1. Bestäm var underlagen ska finnas: i bokföringsprogrammet, i en egen mapp, eller båda. Skriv ner det. Beskrivningen hör till systemdokumentationen.
2. Lägg varje kvitto och faktura på sin verifikation när du bokför. Se Underlag.
3. Skannar du papperskvitton: kontrollera att bilden går att läsa, att hela kvittot och alla sidor syns och att det sitter på rätt verifikation innan du kastar papperet. Skriv ner hur du gör.
4. Skapa ett arkivpaket för varje räkenskapsår efter bokslutet och spara det på ett säkert ställe utanför programmet. Se Arkivpaketet.
5. Skriv in i kalendern när varje år får gallras, så att ingenting försvinner för tidigt.

När du byter program

Bevarandetiden gäller oavsett vilket program du använde när du bokförde. Byter du system ska du kunna visa den gamla bokföringen, med underlag, i hela bevarandetiden. Ladda därför ner allt från det gamla programmet: bokföringen som SIE-fil för varje år, alla underlag och fakturor som PDF, och rapporter. Säg inte upp det gamla programmet förrän du vet att du har allt. Se Flytta till NONOX.

Vanliga misstag

• Att räkna sju år från kvittots datum. Tiden räknas från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, så den blir ofta längre.
• Att bara ha underlagen i en mejlinkorg. Mejl kan raderas eller försvinna med ett konto. Lägg dem i bokföringen.
• Att kasta papper efter en suddig skanning. Då finns ingen läsbar räkenskapsinformation kvar.

Bra att veta

Ett företag raderas aldrig i NONOX. När verksamheten är avslutad arkiverar du det i stället, så att allt finns kvar och kan läsas, se Ägarskap och arkivering. Arkivpaketet innehåller bland annat SIE-fil, rapporter, underlag, behandlingshistorik och systemdokumentation, med kontrollsummor, i format som går att läsa utan NONOX.

Källor

• Riksdagen – Bokföringslag (1999:1078), 7 kap.
• Bokföringsnämnden – Vägledning Bokföring (BFNAR 2013:2)

Senast kontrollerad 4 november 2026