Bokföringsskyldighet

Bokföringen är företagets minne. Den visar vad som har hänt med pengarna, den är grunden för moms, skatt och bokslut, och den är det Skatteverket granskar vid en kontroll. Därför är det lagen, inte du, som avgör att den ska finnas och hur den ska se ut.

Det här säger reglerna

Vem. Enligt bokföringslagen (2 kap.) är alla juridiska personer bokföringsskyldiga, till exempel aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar. Även du som fysisk person blir bokföringsskyldig när du driver näringsverksamhet, alltså enskild firma. Ideella föreningar och stiftelser har egna regler som du kan läsa om hos Bokföringsnämnden (BFN).

Löpande. Alla affärshändelser ska bokföras löpande (4 kap. 1 §). En affärshändelse är allt som ändrar företagets pengar, skulder eller tillgångar: en försäljning, ett inköp, en lön, ett lån.

Hur snabbt. Enligt 5 kap. 2 § ska kontanta in- och utbetalningar bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske, men en senare tidpunkt är tillåten om det finns skäl för det och det stämmer med god redovisningssed. BFN anger i sina allmänna råd (BFNAR 2013:2, punkterna 3.6–3.9) hur länge du får vänta:

• Alla företag: till 50 dagar efter utgången av den månad då affärshändelsen inträffade. En faktura från mars ska alltså vara bokförd senast den 20 maj.
• Nettoomsättning normalt högst tre miljoner kronor: till 50 dagar efter utgången av kvartalet. Det passar dig som redovisar moms en gång per kvartal.
• Högst 50 verifikationer med sammanlagt högst 250 affärshändelser per år och en nettoomsättning på normalt högst en miljon kronor: till 60 dagar efter räkenskapsårets slut.
• Enskild firma med samma små volymer, som varken köper eller säljer varor som transporteras mellan EU-länder eller tjänster med omvänd skattskyldighet inom EU (skatteförfarandelagen 26 kap. 33 a § andra stycket): till den dag inkomstdeklarationen ska lämnas.

Två villkor gäller alltid. Kontanta betalningar ska ändå föras in i tidsordning senast nästa arbetsdag, till exempel i en kassabok; det är bara uppdelningen per konto som får vänta. Är försäljningen registrerad i ett certifierat kassaregister får även tidsordningen vänta till 50 dagar efter månadens slut (punkt 3.10). Och medan du väntar ska underlagen hållas i ordning i takt med att de kommer in (punkt 3.5). Längre än så får du bara vänta vid ett särskilt hinder av tillfällig natur, till exempel akut sjukdom, och då bara några dagar (punkt 3.13).

Ett företag vars nettoomsättning normalt är högst tre miljoner kronor om året får vänta med att bokföra fakturor tills de betalas. Det kallas kontantmetoden. Obetalda kund- och leverantörsfakturor ska då ändå bokföras vid räkenskapsårets slut. Med "normalt" menar BFN att ett enstaka år över gränsen, till exempel ett ovanligt bra år, inte gör något, men att flera år över gränsen gör att möjligheten försvinner. Är du nystartad och osäker på var omsättningen hamnar, fråga din redovisningskonsult.

Verifikationer. För varje affärshändelse ska det finnas en verifikation (5 kap. 6 §). Den ska bland annat visa när den sammanställdes, när affärshändelsen inträffade, vad den gäller, beloppet och vem som är motpart (5 kap. 7 §). Kvittot eller fakturan är underlaget, och verifikationen är posten i bokföringen som hänvisar till det.

Två ordningar. Enligt 5 kap. 1 § ska bokföringen gå att läsa både i tidsordning, det som kallas grundbokföring (verifikationslistan), och i systematisk ordning per konto, det som kallas huvudbok.

Systemdokumentation och behandlingshistorik. Bokföringslagen (5 kap. 11 §) kräver att det finns en beskrivning av hur bokföringssystemet är uppbyggt och en historik över hur uppgifterna har behandlats. BFNAR 2013:2 förklarar vad det innebär: till exempel kontoplanen, hur verifikationsserierna är numrerade, vilka konteringar som görs automatiskt och när systemet har ändrats.

Så här gör du

1. Bestäm en fast rytm, till exempel varje vecka eller i samband med momsdeklarationen, och håll dig inom BFN:s tidsgränser ovan. Kontanta betalningar förs in senast nästa arbetsdag.
2. Spara underlaget direkt när du får det. I NONOX lägger du kvittot på verifikationen, se Underlag.
3. Bokför verifikationen, se Bokför en verifikation. NONOX ger den nästa nummer i serien när den bokförs, så att numren följer varandra utan luckor.
4. Upptäcker du ett fel efteråt: rätta med en ny verifikation, inte genom att ändra den gamla. Se Rätta en verifikation.
5. Lås perioden när momsen är deklarerad, se Lås en period.

Vanliga misstag

• Att samla kvitton i en låda till bokslutet. Då är det svårt att minnas vad köpen gällde, och kontanta betalningar har bokförts för sent.
• Att blanda privat och företag. Ett privat köp med företagets kort ska bokföras som ett uttag eller en fordran, inte som en kostnad.
• Att ändra eller ta bort en bokförd post. En bokförd verifikation får inte ändras. Det gäller i alla bokföringsprogram.

Bra att veta

NONOX skriver behandlingshistoriken automatiskt, och systemdokumentationen för programmet är öppen och följer med i arkivpaketet. Se Behandlingshistorik och Kontroll av bokföringen. Du ansvarar ändå själv för att beskriva det som sker utanför programmet, till exempel vilka andra system du använder och var pappersunderlag förvaras. Fråga din redovisningskonsult om du är osäker på vad det gäller för just ditt företag.

Hur underlagen ska sparas står i Arkivering.

Källor

• Riksdagen – Bokföringslag (1999:1078)
• Bokföringsnämnden – Vägledning Bokföring (BFNAR 2013:2)
• Bokföringsnämnden – Vägledning Enskilda näringsidkare som upprättar förenklat årsbokslut (BFNAR 2006:1)
• Bokföringsnämnden – Beslutade redovisningsregler

Senast kontrollerad 4 november 2026